Fallstudie

Plan2Cash: Dynamischer Businessplan für KMU

Wie mit Design Thinking und agiler Softwareentwicklung in kurzer Zeit innovative Digitalisierungsansätze und nutzbare Software entstehen.

Management Summary

    • Standardisierte Unternehmenssoftware passt oft nicht zu den Bedürfnissen moderner Unternehmen.
    • Mit Tabellenkalkulationen improvisierte Lösungen sind ein Flaschenhals und Risiko für die Unternehmensentwicklung.
    • Design Thinking fokussiert auf die Nutzersicht und bringt unerwartete und innovative Lösungsansätze hervor.
    • Ein agiles Entwicklungsteam erstellt in schneller Folge minimalistische Prototypen zur Erprobung dieser Ansätze.
    • Erfahrungen und Erkenntnisse fließen direkt in die Verbesserung des Produktdesigns ein, jeder neue Prototypen liefert mehr Nutzwert.
    • Im vorliegenden Fall macht eine individuelle Softwarelösung die Anschaffung von mindestens zwei separaten Anwendungen unnötig.
    • Schon das Minimum Viable Product (MVP) spart Arbeitszeit ein, erhöht Kontrolle und Planungssicherheit, senkt Liquiditätsrisiken und hilft, Wachstumspotenzial besser auszuschöpfen.

Ausgangssituation

    Unser Kunde, die mindbit GmbH ist ein junges, inhabergeführtes Unternehmen mit 18 Mitarbeitern und dynamischem Wachstum. Unternehmensplanung und -steuerung erfolgten bisher mithilfe von umfangreichen Excel-Sheets, die aus dem ursprünglichen Businessplan hervorgegangen und laufend „mitgewachsen“ sind. Eine Analyse zeigte, dass sie inzwischen eine Reihe funktionaler Bereiche berührten:

    • Liquiditätsplanung
    • Investitionsplanung
    • Einkommenssteuerabschätzung
    • Auftragsplanung
    • Ressourcenplanung
    • Controlling
In den nächsten Jahren soll das Unternehmen wachsen. Es sind steigende Personalkosten, Investitionen in Hard- und Software sowie eine erheblich höhere Anzahl parallel laufender Kundenprojekte geplant. Der Excel-basierte Werkzeugkasten ist zu statisch und die Pflege sehr aufwändig. Zudem ist es nur durch Experten bedien- und erweiterbar, da es durch viele Sheets, Formeln und Abhängigkeiten sehr komplex geworden ist.

Anforderungen

    Es war also an der Zeit für Mindbit, den alten Businessplan und seine Erweiterungen abzulösen. Gewünscht war eine Softwarelösung mit gleichem Nutzen und einigen weiteren Wunschfunktionen:

    • Mehrbenutzerfähigkeit, die auch einen Nur-Lesen Zugriff erlaubt
    • Mehrwertsteuerberücksichtigung in der Liquiditätsplanung
    • Monatsabschluss-Assistent, um wiederkehrende Erfassungstätigkeiten so effizient wie möglich zu gestalten
    • Planspielfunktion für die Simulation geänderter Preismodelle, Investitionen, Projektvorfinanzierungen und ähnlichen Szenarien
    • komfortable Abbildung von wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben
    • Prognosefunktionen, die Eintrittswahrscheinlichkeiten z.B. von Aufträgen auf Einnahmen- und Ausgabenseite berücksichtigen
    • Analysefunktionen, um z.B. Liquiditätsengpässe oder abnehmenden Umsatz frühzeitig zu erkennen

    Einige der Punkte auf dieser Liste erschienen auf den ersten Blick ambitioniert, andererseits war der Excel-Werkzeugkasten teilweise schon nicht mehr weit von einer zufriedenstellenden Lösung entfernt. Gesucht wurden schlanke und unkomplizierte Lösungen für ein kleines Unternehmen, nicht eine modulare Unternehmens-Softwaresuite für Konzerne.

Herausforderungen

    Die Suche nach einer Standardsoftware war nicht erfolgreich. Zwar gibt es viele Angebote auf dem Markt, welche die genannten Funktionsbereiche adressieren. Doch keines der von unserem Kunden geprüften Produkte war letztlich für ihn geeignet. Alle hatten aus seiner Sicht mindestens einen, in den meisten Fällen sogar gleich mehrere, der folgenden Nachteile:

    • auf eine andere Branche (z.B. Fertigungsbetriebe) ausgelegt
    • funktional überladen und unfokussiert
    • schlecht bedienbar durch mangelhafte Benutzeroberflächen
    • an nicht benötigte Softwarepakete gekoppelt und nur mit diesen verwendbar
    • in funktionale Silos aufgeteilt, die eine gemeinsame Betrachtung beispielsweise von Liquiditätsplanung, Vertriebsplanung und Controlling verhindern
    • umständlich und umfangreich zu konfigurieren
    • mit einem komplizierten Preis- und Lizenzmodell versehen
    • teuer in Anschaffung und Support
    • aufwendig zu installieren und zu betreiben

Lösungsdesign

Keiner der sich abzeichnenden Lösungsansätze war befriedigend. Das Unternehmen stand vor der Wahl, entweder schmerzhafte Kompromisse mit Standardsoftware einzugehen oder mit den immer deutlicher werdenden Einschränkungen des Excel-Werkzeugkastens zu leben. In dieser Situation wurde mit einem Design Thinking Ansatz noch einmal vor vorne gedacht.

Daraus entwickelte sich bereits im ersten kreativen Workshop die Idee eines dynamischen Businessplans als Entwurf einer Benutzeroberfläche. Während althergebrachte kaufmännische Softwarelösungen sperrig, formal-korrekt und funktional überladen daherkommen, standen hier zwei leicht verständliche Graphen im Mittelpunkt einer aufgeräumten Benutzerführung. Möglich, ja sogar gewünscht, war eine schlanke Lösung zur Beantwortung nur einer Frage: Wie wird sich unter aktuell realistisch erscheinenden Annahmen und auf Basis unserer derzeitigen Planung unsere Liquidität in den nächsten 24 Monaten entwickeln?

An dieser Kernfrage kristallisierte sich die Idee heraus, dass ein ideales Planungs- und Controllingwerkzeug eigentlich nur eine dynamischere Version des klassischen Businessplans sein müsste. Daraus resultierten eine Produktvision und ein Name als Zielvorstellung für die nächsten Schritte.

Design Thinking

Design Thinking ist eine Methode, Produkte und Lösungen aus der Benutzersicht zu entwickeln. Auf diese Weise wird der Fokus auf wesentlichen Nutzerbedürfnisse gerichtet und bewusst das Risiko vermieden, zu stark in bereits vorhandenen Lösungsräumen und Denkmustern zu verharren. Der Design Thinking Prozess ist nicht linear und nicht streng vorgegeben, immer wiederkehrende Schritte sind aber Entdecken und Verstehen, Ideengenerierung, Prototyping, Experimentieren und Evolution. Zugrunde liegende Prinzipien sind eine menschenzentrierte Sichtweise auf Probleme, kollaborative Ansätze, eine optimistische Haltung und die Bereitschaft, Fehler zu machen, um daraus zu lernen.

Plan2Cash

Das Leben läuft nicht nach Businessplan. Aber es gibt einen Businessplan, der dem Leben folgt.

Der nächste Schritt war die Entwicklung eines MVP (Minimum Viable Product) für diese Vision. Da der damit beauftragte Programmierer von Anfang an eingebunden war, genügte dafür ein erstes Product Backlog mit wenigen User Stores und Skizzen einer Benutzeroberfläche. Technisch handelt es sich um eine sogenannte SPA (Single Page Application), also um eine Webanwendung, die aus Benutzersicht keine Nachteile gegenüber einem klassischen Desktopprogramm hat. Die Benutzeroberfläche ist schick und schnell, die von Internetanwendungen gewohnten Ladezeiten und Kompromisse in der Benutzerführung entfallen.

Pilotbenutzer und Entwickler haben gemeinsam die frühen Prototypen getestet, oft mehrmals am Tag. Manche Ursprungsideen stellten sich als ungeeignet heraus und wurden verworfen, um dafür ganz neue Ansätze zu skizzieren. Die Produktvision hatte jedoch Bestand und durch den radikalen Fokus auf den Kern-Anwendungsfall konnten die Änderungen schnell und kostengünstig durchgeführt werden.

Am Ende einer vierwöchigen Phase war eine produktiv nutzbare Minimalversion von Plan2Cash betriebsbereit in der Cloud installiert. Die Wunschliste für Features ist noch lang und die Anwendung kann noch nicht alles, was im Excel schon ging. Dafür ist sie an anderen Stellen schon weiter und die Benutzer profitieren von der echten Dynamik des Businessplans. Durch die Beibehaltung des agilen Entwicklungsansatzes werden neue Funktionen weiter im Tagesrhythmus geliefert und es wächst genau die Anwendung, die benötigt wird.

Eindrücke vom MVP

Ein Teil der bereits eingetetenen Entwicklung und zwei Planspiele mit unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten, wie sich die Liquidität im dynamischen Businessplan in den nächsten Monaten weiterentwickeln könnte.
Die Einnahmen- und Ausgabenentwicklung über alle Konten und Kassen, wie sie im dynamischen Businessplan für den selben Zeitraum als sehr wahrscheinlich angenommen werden.
Hinzufügen eines Liquiditätszuflusses zu einem dynamischen Businessplann. Im Hintergrund sind die bereits bestehenden Einträge zu sehen, Plan2Cash blendet zur Bearbeitung ein zusätzliches Eingabefenster ein.

Fazit

Plan2Cash ist ein Beispiel dafür, wie auch kleinere Unternehmen von den vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren können. Hier wurde eine ineffiziente und nicht mehr zukunftstaugliche Lösung zur Unternehmenssteuerung innerhalb sehr kurzer Zeit durch moderne, maßgeschneiderte Software ersetzt. Im Einsatz spart sie massiv Arbeitsaufwand ein, beschleunigt und flexibilisiert den Planungsprozess, hilft menschliche Fehler zu vermeiden und reduziert Liquiditätsrisiken.

Mit der gleichen Vorgehensweise können aber auch digitale Produkte für Kunden und neue Geschäftsmodelle implementiert werden. Die nutzerzentrierte Denkweise sowie konsequent agile Softwareentwicklung mit modernsten Werkzeugen eröffnen Unternehmen neue Handlungsräume und manchmal ganze Märkte.

Smartsquare bietet mit dem Digitalisierungs-Workshop ein Format an, mit Sie risikolos und bei voller Kostenkontrolle die Digitalisierungsideen entwickeln und testen können.

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Alexander Niemann

Geschäftsführer & Business Architect